KVKK Süreç Yönetimi

 KVKK Süreç Yönetimi; veri sorumlularının 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ikincil mevzuat kapsamında sahip olduğu yükümlülükleri sistematik, sürdürülebilir ve denetlenebilir bir yapıya kavuşturmayı amaçlayan bütüncül bir uyum çalışmasıdır.

Günümüzde kişisel veriler; çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler ve diğer ilgili kişilerle kurulan tüm iş ilişkilerinin merkezinde yer almakta; bu veriler fiziksel ve dijital ortamlarda farklı kaynaklar aracılığıyla işlenmektedir.

KVKK Süreç Yönetimi, bu çok katmanlı veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygunluk, veri güvenliği ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda yönetilmesini sağlar.

1. Tespit ve Analiz Aşaması Süreç yönetimi, öncelikle veri sorumlusunun mevcut durumunun ortaya konulmasıyla başlar. Bu aşamada; Şirket departmanlarının faaliyetleri, İşlenen kişisel veri türleri, Veri sahipleri, Veri işleme amaçları ve hukuki sebepler, Fiziksel ve dijital veri kaynakları detaylı şekilde analiz edilir. Böylece fiili uygulamalar ile KVKK gereklilikleri arasındaki farklar tespit edilir.
2. VERBİS ve Kayıt Yükümlülüklerinin Yönetimi Analiz sonuçları doğrultusunda veri sorumlusunun Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) kapsamındaki yükümlülükleri değerlendirilir ve gerekli bildirimler mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilir. İrtibat kişisi atanması, sicil kaydının oluşturulması ve bilgilerin güncel tutulması süreç yönetiminin bir parçası olarak ele alınır.
3. Politika, Envanter ve Dokümantasyon Yönetimi KVKK Süreç Yönetimi’nin temel unsurlarından biri yazılı sistem kurmaktır. Bu kapsamda; Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası, Saklama ve İmha Politikası, Kişisel Veri Envanteri hazırlanarak, şirketin veri işleme faaliyetleri yazılı ve izlenebilir hale getirilir.
4. Aydınlatma ve Şeffaflık Süreçleri İlgili kişilere yönelik aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla; çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler ve diğer veri sahipleri için uygun aydınlatma metinleri ve gerekli hallerde açık rıza beyanları hazırlanır. Kamera sistemleri, internet sitesi, çerezler, iletişim kanalları ve özel durumlara ilişkin metinler süreç yönetimi içinde yapılandırılır.
5. Sözleşmesel ve Hukuki Uyum Mevcut iş sözleşmeleri, müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri KVKK perspektifiyle gözden geçirilir; veri işleyen–veri sorumlusu ilişkileri, gizlilik ve veri güvenliği hükümleri mevzuata uygun şekilde revize edilir. Böylece hukuki riskler sözleşmesel düzeyde azaltılır.
6. Yurtdışına Veri Aktarımı Yönetimi Yurtdışına kişisel veri aktarımı söz konusu ise; açık rıza, taahhütname veya bağlayıcı şirket kuralları gibi hukuki mekanizmalar değerlendirilir ve şirkete uygun çözüm belirlenir.
7. İdari ve Teknik Tedbirlerin Entegrasyonu KVKK Süreç Yönetimi yalnızca hukuki metinlerden ibaret olmayıp, idari ve teknik tedbirlerin birlikte uygulanmasını gerektirir. Bu kapsamda; Görevlendirmeler, komite yapıları, olay ve ihlal yönetimi, Risk analizleri, bilgi güvenliği politikaları, erişim yetkileri, ağ ve sistem güvenliği bütüncül bir yaklaşımla ele alınır.
8. Eğitim, Farkındalık ve Süreklilik Kurulan sistemin sürdürülebilir olması için çalışanlara ve yöneticilere KVKK ve bilgi güvenliği eğitimleri verilir. Eğitimler ve farkındalık çalışmaları, süreç yönetiminin canlı tutulmasını sağlar.
9. Başvuru, İhlal ve Denetim Süreçleri İlgili kişi başvurularının yönetimi, veri ihlali durumlarında izlenecek adımlar ve bildirim yükümlülükleri önceden tanımlanır. Sürecin sonunda denetim ve raporlama yapılarak uyum seviyesi ölçülür.